De la planification à l’exécution, Magnetiq fournit les outils nécessaires pour gérer efficacement des conférences et événements multi-sessions. Qu’il s’agisse d’un sommet de grande envergure ou d’une table ronde sectorielle exclusive, notre plateforme garantit que chaque participant soit enregistré, placé et accueilli sans accroc.
Liez facilement des événements par session à un événement principal centralisé. La liste des participants peut être synchronisée, tandis que des attributs comme le statut RSVP peuvent être reliés ou maintenus indépendants selon les besoins de votre événement.
Chaque participant reçoit un QR code unique, valable pour plusieurs sessions, permettant un enregistrement fluide et un suivi de présence efficace. Qu’un invité s’inscrive à une seule session ou à plusieurs segments de votre événement, son accès reste simple et sans friction, garantissant une expérience fluide et professionnelle.
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Simplifiez l’enregistrement des participants : une seule inscription leur donne automatiquement accès aux sessions concernées, garantissant une participation fluide tout au long de l’événement.
Personnalisez les formulaires d’inscription en fonction de la structure de votre événement. Permettez aux participants de sélectionner les sessions souhaitées, de fournir des informations complémentaires ou de remplir des exigences spécifiques. Adaptez le design pour offrir une expérience d’inscription fluide, parfaitement alignée avec l’identité visuelle de votre événement.
Gardez un contrôle total sur les limites d’accès et les dates limites, afin de garantir une répartition équilibrée des participants entre les différentes sessions de l’événement.
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Pour les conférences avec des listes d’invités sélectionnées, Magnetiq permet une gestion précise des participants sur invitation. Que vous invitiez des VIP, des intervenants ou des parties prenantes clés, vous pouvez suivre les réponses en toute fluidité et gérer les accès sans effort.
Envoyez des invitations numériques personnalisées avec des boutons RSVP, permettant aux invités de confirmer leur présence en un seul clic. Suivez les réponses en temps réel, mettez à jour les plans de table en conséquence, et assurez-vous que vos invités les plus importants bénéficient d’un accès prioritaire.
Gérez facilement les changements de dernière minute — mettez à jour les listes d’invités, ajustez l’accès aux sessions, et envoyez des rappels aux invités non confirmés. Grâce à la synchronisation des listes, le statut de participation reste précis sur tous les segments de l’événement, éliminant toute confusion et garantissant une expérience fluide.
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La gestion du placement sur plusieurs sessions et lieux n’a jamais été aussi simple. Attribuez les sièges de manière visuelle pour l’événement principal et les sous-sessions, en garantissant un plan de salle structuré et adapté aux besoins spécifiques de chaque session.
Bien que les listes de participants restent synchronisées entre les sessions, les plans de salle peuvent être gérés de manière indépendante, ce qui permet d’adapter l’agencement à chaque espace. Les organisateurs peuvent collaborer en temps réel sur l’attribution des sièges, garantissant une parfaite coordination.
Magnetiq permet une communication efficace et moderne des placements aux participants, aussi bien en amont que sur place. Toute modification est instantanément reflétée dans le système, garantissant que le personnel dispose toujours des informations les plus à jour.
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Dans les paramètres de l’événement, vous pouvez choisir comment distribuer les QR codes, en sélectionnant le moment le plus adapté aux besoins de votre événement :
Ces options permettent aux organisateurs d’adapter l’expérience et d’impliquer les invités de la manière la plus efficace, en assurant un contrôle d’entrée fluide et professionnel.
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Accueillez les participants avec un processus d’enregistrement rapide et professionnel, sans files d’attente ni retards administratifs. Le système d’enregistrement numérique de Magnetiq permet au personnel de scanner des QR codes ou d’enregistrer les invités manuellement à l’aide de tablettes et de smartphones.
Grâce à la synchronisation des listes d’événements, les données d’enregistrement sont mises à jour en temps réel, permettant aux organisateurs de suivre la participation avec précision sur l’ensemble des sessions.
Suivez la participation aux sessions en direct pour obtenir des informations sur le niveau d’engagement, la popularité des intervenants et la rétention du public tout au long des différentes phases de l’événement.
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Rendez votre desk d’accueil plus professionnel et efficace. Grâce à l’app iOS de Magnetiq connectée à une imprimante compatible, vous pouvez générer instantanément des badges personnalisés avec le nom, l’entreprise et — si nécessaire — le numéro de siège de l’invité.
Vous pouvez également contrôler l’affichage du QR code sur chaque badge directement depuis les paramètres de l’événement :
Cette flexibilité vous permet d’adapter le contenu des badges aux besoins spécifiques de votre événement.
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Offrez aux participants un point central pour tous les contenus liés à l’événement en créant un site web dédié à la conférence. Partagez les informations clés telles que l’agenda, la liste des intervenants, les temps forts des sessions et les détails pratiques pour maintenir l’engagement des participants.
Mettez à jour le site web en temps réel pour refléter les changements de programme, les annonces d’intervenants ou l’ajout de ressources, afin de garantir que les participants aient toujours accès aux informations les plus récentes. Le contenu peut être publié en plusieurs langues pour toucher un public international et adapté aux différentes phases de l’événement.
Après l’événement, utilisez le site web pour diffuser les présentations, les enregistrements des sessions et les supports presse, offrant ainsi aux participants un moyen fluide de revivre les moments clés et de consulter les contenus post-événement. Cela garantit une visibilité à long terme et maximise l’impact de votre conférence au-delà des sessions en direct.
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